Waarom een externe FG in de zorg?

Vervult de FG ook een dubbelrol binnen jouw zorgorganisatie?

Als bestuurder in de zorg wil je de risico’s op problemen met gegevensbescherming voorkomen. Toch ervaren wij dat het vaak mis gaat.

Al geruime tijd bieden wij een FG abonnement aan binnen diverse sectoren waaronder zorg, bedrijven, (semi)-overheid en onderwijs. Zorgorganisaties maken steeds vaker gebruik van dit FG abonnement. Maar waarom kiezen juist zorgorganisaties toenemend voor een externe FG?

Hieronder een korte analyse, waarmee de voordelen van een FG abonnement ook direct zijn opgesomd voor zorgorganisaties.

FG in de zorg, een complexe klus

Als interne Functionaris Gegevensbescherming (FG) in de zorgsector kom je voor unieke uitdagingen te staan. Vaak vervul je een dubbelfunctie en heeft jouw rol als FG niet de hoogste prioriteit. Hoe goed zijn bijvoorbeeld de patiëntendossiers beschermd? Zeker in de zorg is het goed implementeren van de regelgeving rondom privacywetgeving cruciaal.

In de praktijk zien we vaak dat interne medewerkers, die zijn aangesteld als Functionaris Gegevensbescherming,  gaandeweg ontdekken dat deze rol aanzienlijk complexer is dan aanvankelijk gedacht. Een interne FG is doorgaans lange tijd bezig met de ondersteuning bij de implementatie van de AVG en heeft dan vaak nog niet de gelegenheid gehad om zich bezig te houden met controles en het werkelijk uitvoeren van toezicht.

De uitdaging is vaak het ontwikkelen van een concreet plan van aanpak en dit plan effectief uit te (laten) voeren. Tegelijk moet je er voor waken dat je niet op een later moment je eigen werk moet beoordelen. In dergelijke gevallen is de inzet van een externe expert zeer waardevol bij de ondersteuning en het opstellen en implementeren van een gedegen plan.

Expertise en specialisatie

Een externe FG heeft vaak gespecialiseerde kennis op het gebied van gegevensbescherming en privacywetgeving. In de zorgsector worden veel verschillende soorten persoonsgegevens verwerkt, zoals medische dossiers, personeelsgegevens en financiële informatie. Het is een enorme uitdaging om ervoor te zorgen dat elke gegevensverwerking in overeenstemming is met de privacywetgeving en de specifieke vereisten van de zorgsector.

Bovendien evolueert de zorgsector voortdurend, met nieuwe technologieën zoals elektronische patiëntendossiers, artificial intelligence, telemedicine en medische apps. Als FG moet je je bewust zijn van de impact van deze technologieën op gegevensbescherming en ervoor zorgen dat je up-to-date blijft op het gebied van de nieuwste ontwikkelingen, zowel op technisch als juridisch gebied.

Daarnaast is het beheren van de toegang tot gezondheidsgegevens complex vanwege de verschillende niveaus van toegang die zorgprofessionals, patiënten en andere belanghebbenden nodig hebben. Als FG moet je ervoor zorgen dat er strikte controle is over wie toegang heeft tot welke gegevens en dat er passende autorisatiemaatregelen zijn geïmplementeerd.

Van een FG wordt verwacht dat deze vanuit zijn functie een relatie opbouwt met de zorgorganisatie en belanghebbenden, en zorgt voor diepgang ten aanzien van de wet- en regelgeving.

Dit betekent dat een Functionaris Gegevensbescherming (FG) in staat moet zijn om effectieve gesprekken te voeren over vraagstukken met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging binnen de zorgorganisatie. Ook is het hebben van controle-ervaring en adviesvaardigheden buitengewoon wenselijk. Als FG moet je soms kritisch durven zijn naar directe collega’s en naar het hoogste management/bestuur van de zorgorganisatie. Ondanks de wettelijke ontslagbescherming van de FG is dit voor de interne FG een moeilijke opgave.

Onafhankelijkheid

Als FG in de zorgsector kom je voor unieke uitdagingen te staan. Vaak vervul je een dubbelfunctie, zoals bijvoorbeeld die van beleidsmedewerker of bestuurssecretaris, en dat kan botsen met je toezichthoudende taken. Daarnaast is het een uitdaging om je toezichthoudende rol effectief vorm te geven, risico gebaseerd toezicht uit te oefenen en effectief begeleiden bij het opstellen van gedegen Privacy Impact Assessments (PIA’s).

Het is de taak van de FG om concrete adviezen te verstrekken aan collega’s en tegelijkertijd zelf controles uit te voeren op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De uitdaging ligt echter in de ‘dubbelrol’ van zowel adviseur als controleur, aangezien dit het risico met zich meebrengt van belangenverstrengeling.

Een externe FG kan meer onafhankelijkheid bieden ten opzichte van een interne Functionaris Gegevensbescherming. Dit bevordert de objectiviteit en neutraliteit omdat de FG niet direct betrokken is bij operationele processen en besluitvorming binnen de zorgorganisatie.

Continue waarborging

De regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming kan veranderen, en als FG moet je ervoor zorgen dat jouw zorgorganisatie altijd in overeenstemming is met de laatste wettelijke vereisten.

In geval van een datalek of inbreuk op de gegevensbeveiliging, moet je als FG snel en effectief kunnen reageren, de juiste meldingen doen en maatregelen nemen om verdere schade te voorkomen.

Het vervullen van de rol van FG in de zorgsector vereist dus niet alleen een diepgaand begrip van privacywetgeving, maar ook een continue inzet voor het waarborgen van de privacy van patiënten en het beschermen van gevoelige gezondheidsinformatie. Een externe FG biedt zorgorganisaties die zekerheid.

Onze oplossing voor zorgorganisaties!

Het inhuren van een externe FG kan kosteneffectief zijn, vooral voor kleinere zorgorganisaties die mogelijk niet de middelen hebben om een fulltime interne FG aan te stellen.

Daarom hebben wij gekozen voor een abonnementsvorm, waarbij zorgorganisaties een vast bedrag per maand betalen voor vooraf gedefinieerde diensten. Deze benadering biedt helderheid in de rolverdeling. Het abonnement, vanwege zijn langere looptijd, bevordert het opbouwen van een duurzame relatie tussen de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de zorgorganisatie.

Een FG-abonnement brengt natuurlijk kosten met zich mee maar dat geldt ook voor het aannemen van een specifieke medewerker voor deze rol of het (deeltijds) vrijmaken van iemand intern. En deze laatste kosten, weten wij uit ervaring, zijn altijd hoger.

Lees ook: