Hoe lang mag je arbeidsovereenkomsten bewaren? Over juridische termijnen, AVG-risico’s en praktisch beleid

Inleiding

Veel organisaties worstelen met de vraag hoelang zij arbeidsovereenkomsten en gerelateerde documenten mogen of moeten bewaren. In sommige bronnen wordt een termijn van twee jaar genoemd, terwijl elders zeven jaar wordt geadviseerd. Deze discrepantie veroorzaakt begrijpelijke verwarring bij HR-professionals. In deze inleiding verkennen we het probleem: waarom bestaan er verschillende termijnen, en wat is “veilig” vanuit juridisch oogpunt? We schetsen de context van verjaringstermijnen in het arbeids- en fiscale recht, en leggen uit hoe de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) hier een aanvullende laag van eisen bovenop legt.

Juridische Analyse

Arbeidsrechtelijke en civielrechtelijke termijnen: In het Nederlands recht gelden diverse verjaringstermijnen die bepalen tot wanneer juridische claims kunnen worden ingediend. Voor arbeidscontracten zijn met name relevant: een korte verjaring van 2 jaar voor bepaalde vorderingen of geschillen (bijvoorbeeld sommige loonaanvullingen of schadevergoedingen) en 5 jaar voor loonvorderingen en andere arbeidsrechtelijke claims. Daarnaast zijn er fiscale verplichtingen waarbij gegevens vaak 7 jaar bewaard moeten blijven, bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving (Algemene Wet Rijksbelastingen).

Deze wettelijke termijnen zijn geen directe bewaarplichten voor het personeelsdossier, maar ze geven wel een indicatie van hoe lang bepaalde informatie mogelijk nog van belang kan zijn. Zo kan een werknemer nog jaren later een loonclaim indienen (verjaring 5 jaar) of kan de Belastingdienst tot zeven jaar terug controles uitvoeren. Een pensioenfonds zou ook na lange tijd informatie kunnen opvragen over het dienstverband (bijv. duur of salarisgegevens).

AVG – niet langer bewaren dan nodig: Los van verjaring speelt de AVG een cruciale rol. De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit principe van “dataminimalisatie” betekent dat een werkgever voortdurend moet afwegen wat een passende bewaartermijn is. Er is geen harde wettelijke termijn in de AVG zelf; het gaat om een redelijke en doelgebonden termijn.

Tegelijkertijd verplicht andere wetgeving juist tot minimale bewaartermijnen voor bepaalde gegevens (denk aan fiscale administratie). Werkgevers bevinden zich dus in een spanningsveld: enerzijds niet onnodig lang bewaren (AVG-overtreding voorkomen), anderzijds niets te vroeg weggooien waardoor men wettelijke verplichtingen of eigen belangen schaadt.

Verplichte en aanbevolen termijnen: Enkele concrete kaders in Nederlandse wet- en regelgeving helpen bij het bepalen van bewaartermijnen in de praktijk:

• Fiscale bewaarplicht: Basisgegevens van de loonadministratie (waaronder arbeidsovereenkomst en loongegevens) moeten 7 jaar bewaard worden. Dit is gebaseerd op fiscale regelgeving en controlebehoeften van de Belastingdienst.
• Kopie ID-bewijs: Deze moet de werkgever 5 jaar na uitdiensttreding bewaren (bijv. op grond van de Wet op de loonbelasting of aanverwante regelgeving). Dit dient ter controle van identificatieplicht en eventuele controles op zwartwerk.
• Arbeidsvoorwaarden en salarisgegevens: Vaak eveneens 7 jaar, om aan fiscale en pensioenverplichtingen te voldoen.
• Verjaringstermijnen BW: Zoals genoemd, is 5 jaar een belangrijke termijn voor loonvorderingen. Hoewel de AVG leidend is voor bewaartermijnen, mag een werkgever redelijke voorzorg nemen om binnen die 5 jaar essentiële stukken (zoals contracten) te bewaren voor het geval van een juridische procedure.
• Kortere termijnen voor bepaalde gegevens: Niet alle gegevens behoeven zolang bewaard te blijven.

Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten mogen bijvoorbeeld doorgaans slechts 4 weken worden bewaard (tenzij de kandidaat expliciet toestemming geeft voor een langere periode).

Ook ziekteverzuimgegevens zonder medische inhoud worden vaak maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband bewaard, conform regelgeving (bijv. Wet verbetering Poortwachter) of richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken kennen veelal een bewaartermijn van circa 2 jaar na het voeren van het gesprek, tenzij er een gerechtvaardigd belang is ze langer te bewaren (bijvoorbeeld lopende verbetertrajecten of juridische procedures in het vooruitzicht).

Praktische Toepassing voor Werkgevers

Waarom twee jaar vaak te kort is: In de beginjaren van de AVG (2018–2020) kozen sommige organisaties uit angst voor boetes erg korte termijnen, zoals één of twee jaar, voor vrijwel alle documenten. Inmiddels is duidelijk dat zo’n rigide benadering risico’s oplevert.

Stel dat een werkgever twee jaar na uitdiensttreding een arbeidsovereenkomst vernietigt, en in jaar drie meldt zich een oud-medewerker met een loonclaim of een pensioenkwestie. De werkgever staat dan met lege handen. Zonder contract of bewijs van bepaalde afspraken is het lastig verweer voeren. Een termijn van twee jaar is dus in veel gevallen té kort en kan de werkgever juridisch kwetsbaar maken.

Aanbevolen richtlijn – zeven jaar: In de praktijk is 7 jaar na uitdiensttreding een veilige en vaak gehanteerde termijn voor kernstukken van het personeelsdossier, zoals de arbeidsovereenkomst en belangrijke addenda (salarisafspraken, bonusregelingen). Dit sluit aan bij fiscale verplichtingen en de verjaringstermijnen voor veel arbeidsrechtelijke claims. Door zeven jaar aan te houden:

• Voldoet u aan de fiscale bewaarplicht en kunt u documenten overleggen bij een belastingcontrole.
• Kunt u ingaan op informatieverzoeken van pensioenfondsen of uitvoeringsinstanties (die vaak tot 7 jaar terug gaan).
• Beschermt u uzelf tegen juridische claims van ex-werknemers die enkele jaren na vertrek alsnog kunnen opduiken (bijv. discussies over achterstallig loon of niet-genoten vakantiedagen).
• Houdt u rekening met het belang van de ex-werknemer zelf: ook die kan na jaren nog baat hebben bij informatie (denk aan referenties of aantonen van werkhistorie voor pensioen).

Documenteer de bewaartermijnen: Een AVG-proof organisatie legt de gekozen bewaartermijnen met onderbouwing vast, bijvoorbeeld in het verwerkingsregister dat iedere werkgever dient bij te houden. Noteer per categorie persoonsgegevens:

• Het doel van de verwerking (bv. uitvoering arbeidsovereenkomst, wettelijke plicht, bedrijfseigen behoefte).
• De bewaartermijn (bv. 7 jaar na uitdiensttreding).
• De reden waarom die termijn gerechtvaardigd is (bijv. “fiscale verplichting” of “verjaring loonvordering 5 jaar, plus buffer tot 7 jaar”).

Zo kunt u aantonen dat de termijnen niet willekeurig zijn gekozen, maar op een zorgvuldige afweging berusten. Mocht de Autoriteit Persoonsgegevens vragen stellen, dan heeft u een gedocumenteerde rationale.

Uitzonderingen en kortere termijnen: Niet alle personeelsgegevens hoeven zeven jaar mee. Implementeer een mechanisme om kortere termijnen te respecteren waar toepasselijk:

• Kopie ID-bewijs: Verwijder dit na 5 jaar post-uitdiensttreding. Dit voldoet aan de Wet op de loonbelasting en beperkt risico’s van onnodig bewaren van gevoelige identiteitsgegevens.
• Gevoelige gegevens (bv. disciplinaire dossiers): Beoordeel per geval. Als een waarschuwing of verbetertraject is afgerond en er na een paar jaar geen vervolg is, is bewaren langer dan 2-3 jaar vaak niet noodzakelijk. U wilt ex-werknemers niet onnodig blijven “belasten” met negatieve gegevens uit het verleden als er geen juridisch belang meer is.
• Sollicitatie- en onboardingdocumenten: Afgewezen kandidaten: maximaal 4 weken na afwijzing verwijderen (tenzij toestemming voor bijv. 6 maanden bewaren is verkregen). Voor aangenomen werknemers: sollicitatiebrief en cv kunnen in het personeelsdossier, maar als ze voor het werk niet relevant zijn op langere termijn, kunnen deze bijv. na 1-2 jaar dienstverband worden opgeschoond.
• Ziekte- en arbodossiers: Medische gegevens horen niet in het personeelsdossier (zie Blog 7 in dit document). Overige verzuimgegevens (ziekmeldingen zonder medische details) dienen doorgaans 2 jaar na herstel of uitdiensttreding te worden gewist, conform de Wet verbetering Poortwachter en arboregels. Uitzondering: als een ex-werknemer een arbeidsongeschiktheidsuitkering heeft lopen, kan relevante correspondentie iets langer bewaard moeten worden, maar altijd met een duidelijke reden.

Risico’s bij Niet-naleving

Het niet op orde hebben van bewaartermijnen brengt diverse risico’s met zich mee:

• Privacyboetes en sancties: Als u persoonsgegevens langer bewaart dan noodzakelijk zonder goede reden, overtreedt u de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij constatering een sanctie opleggen, variërend van een berisping tot een boete.
• Juridische positie verzwakken: Te vroeg verwijderen kan ertoe leiden dat u bij een arbeidsconflict of controle geen bewijsstukken meer heeft. Bijvoorbeeld, bij een loonvordering of een audit door de Belastingdienst staat u dan met lege handen.
• Reputatieschade: Werknemers (zowel huidig als oud) verwachten dat u netjes met hun gegevens omgaat. Als bekend wordt dat u onnodig gegevens hamsterde of juist belangrijke zaken kwijtraakte, kan dat vertrouwen schaden.
• Operationele inefficiëntie: Een onduidelijk beleid leidt tot willekeur. HR-medewerkers zijn dan onzeker of ze iets mogen verwijderen of niet, wat tot fouten of discussie kan leiden.

Aanbevelingen voor Mitigatie

• Stel een duidelijk bewaarbeleid op: Beschrijf per type document in het personeelsdossier de bewaartermijn en reden. Laat dit beleid juridisch toetsen indien nodig, en communiceer het intern zodat iedereen het naleeft.

• Gebruik categorieën en automatische reminders: Moderne HR-software (zoals AFAS, Raet e.d.) laat vaak toe om vervaldata in te stellen. Koppel een “vernietigingsdatum” aan documenten bij upload of op het moment van uitdiensttreding. Zo krijgt HR een seintje wanneer iets verwijderd moet worden.
• Leg de onderbouwing vast: Zoals eerder genoemd, documenteer in het verwerkingsregister of beleid waarom bepaalde termijnen gelden. Bijvoorbeeld: “Arbeidsovereenkomst 7 jaar vanwege fiscale bewaarplicht en mogelijke claims (verjaring 5 jaar).” Dit toont bij audits of vragen aan dat u bewust compliant bent.
• Schoon regelmatig op: Plan bijvoorbeeld jaarlijks of halfjaarlijks een “opschoondag” voor het personeelsdossier. Verwijder documenten van ex-medewerkers die de termijn hebben overschreden. Dit kunt u combineren met een controle van lopende personeelsdossiers op verouderde gegevens (bijv. verwijder trainingen of waarschuwingen die niet meer relevant zijn).
• Wees transparant naar werknemers: Informeer nieuwe medewerkers in het privacyreglement of personeelshandboek over uw bewaartermijnen. Bijvoorbeeld: “Na uitdiensttreding bewaren wij uw relevante gegevens maximaal 7 jaar en verwijderen wij overige gegevens eerder indien mogelijk.” Dit voorkomt verrassingen en laat zien dat u hun privacy serieus neemt.

Conclusie

De uiteenlopende adviezen over bewaartermijnen (twee jaar versus zeven jaar) zijn verklaarbaar, maar met een integrale blik oplosbaar. Door arbeidsrechtelijke verjaring, fiscale eisen én AVG-regels in samenhang te bekijken, komt een termijn van circa zeven jaar voor de meeste arbeidsdocumenten naar voren als verdedigbaar en praktisch. Die termijn dekt de belangrijkste risico’s af en respecteert zowel de wettelijke plichten als de belangen van werkgever en werknemer. Cruciaal is dat de keuze voor een bepaalde bewaartermijn onderbouwd en gedocumenteerd wordt. Zo voldoet u aantoonbaar aan de AVG en bent u voorbereid op zowel audits als eventuele latere claims uit de praktijk. Kortom, wees niet onnodig bang om documenten iets langer te bewaren waar nodig, maar voorkom ook dat uw personeelsarchief onnodig uitpuilt met verouderde gegevens. Een doordacht bewaarbeleid zorgt voor AVG-compliance én gemoedsrust.

Lees ook: