Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

AVG Compleet BV is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven.

AVG Compleet BV
Databankweg 20
3821 AL Amersfoort
KvK-nummer: 71406565
Telefoon: 020 – 22 659 03
E-mail: info@avg-compleet.nl
Website: avg-compleet.nl

Deze verklaring geldt voor onze websites, MyAVGC, advies- en FG-dienstverlening, trainingen en opleidingen, evenementen, nieuwsbrieven en overige zakelijke contacten.

2. Onze rol bij advies en externe FG-dienstverlening

Bij advieswerkzaamheden en bij onze werkzaamheden als externe Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) is AVG Compleet zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die nodig zijn om de opdracht en de onafhankelijke FG-taak zorgvuldig uit te voeren. AVG Compleet is voor deze verwerkingen geen verwerker van de opdrachtgever.

De externe FG verricht zijn taak onafhankelijk. Daarbij kunnen bijvoorbeeld vragen, meldingen, klachten, onderzoeksgegevens en correspondentie worden verwerkt. Informatie wordt alleen met de opdrachtgever, de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde instantie gedeeld wanneer dat voor de behandeling, de wettelijke taak of een juridische verplichting noodzakelijk is.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Klanten, prospects en zakelijke contactpersonen

Wij verwerken onder meer naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, correspondentie, afspraken, afgenomen diensten, offertes, contractgegevens, factuurgegevens en betaalinformatie. Dat doen wij om vragen te beantwoorden, offertes en overeenkomsten uit te voeren, onze zakelijke relatie te beheren, diensten te verbeteren en aan administratieve en fiscale verplichtingen te voldoen.

Advies-, onderzoeks- en FG-dossiers

Afhankelijk van de opdracht verwerken wij contactgegevens, meldingen, klachten, gespreksverslagen, onderzoeksgegevens, adviezen en correspondentie. Een dossier kan ook bijzondere persoonsgegevens of gegevens over mogelijke overtredingen bevatten wanneer die informatie noodzakelijk is voor de concrete vraag of melding. Bijzondere persoonsgegevens verwerken wij alleen wanneer naast een grondslag uit artikel 6 AVG een uitzondering uit artikel 9 lid 2 AVG geldt, bijvoorbeeld wanneer verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Gegevens over strafbare feiten verwerken wij uitsluitend voor zover artikel 10 AVG en de Nederlandse uitvoeringswet dat toestaan en met passende waarborgen. Bestaat geen passende grondslag, dan nemen wij de gegevens niet in het dossier op of verwijderen wij ze. Wij vragen opdrachtgevers en betrokkenen om niet meer gegevens te delen dan nodig.

Cursisten en deelnemers

Voor klassikale en online trainingen verwerken wij onder meer naam, e-mailadres, organisatie, functie, inschrijving, aanwezigheid, leeractiviteit, voortgang, toets- of examenresultaten, certificaten, evaluaties en vragen aan onze opleiders of helpdesk. De inschrijving kan door de cursist zelf of door diens werkgever of opdrachtgever worden gedaan. Wanneer een werkgever of opdrachtgever u inschrijft, ontvangt u uiterlijk bij onze eerste communicatie informatie over de verwerking.

Wij gebruiken deze gegevens om toegang te geven tot de leeromgeving, de training te verzorgen, voortgang en resultaten vast te leggen, certificaten uit te geven, ondersteuning te bieden, kwaliteit te bewaken en de opleidingsadministratie te voeren.

Bestellingen en betalingen

Bij een bestelling verwerken wij contact-, bestel-, factuur- en betaalgegevens. Deze gegevens zijn nodig om de bestelling uit te voeren, toegang te leveren, betalingen en eventuele terugbetalingen af te handelen en onze wettelijke administratie te voeren.

Nieuwsbrief en andere marketing

Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief verwerken wij uw naam, e-mailadres, inschrijfbron en voorkeuren. Voor zover deze functies zijn ingeschakeld, registreren wij ook afleveringen, opens en klikken om de inhoud en verzending te verbeteren. U kunt zich onderaan iedere nieuwsbrief afmelden.

Website, formulieren en evenementen

Wanneer u onze websites gebruikt of een formulier invult, kunnen wij contactgegevens, uw vraag, technische gegevens en informatie over bezochte pagina’s en aangeklikte onderdelen verwerken. Voor webinars en evenementen verwerken wij daarnaast uw inschrijving, aanwezigheid, vragen en evaluatie. Niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken plaatsen wij alleen volgens de keuzes in onze cookiemelding.

MyAVGC en AI-wizards

Onze publieke checks en wizards kunnen antwoorden en toelichtingen met kunstmatige intelligentie analyseren. Tijdens de analyse laten wij duidelijk zien dat AI wordt gebruikt. Wij vragen gebruikers geen namen, e-mailadressen of gevoelige gegevens in vrije tekst op te nemen. De analyse geeft algemene informatie en neemt geen beslissing met juridische of vergelijkbare gevolgen.

Wanneer u na de uitkomst zelf om contact vraagt, verwerken wij de door u verstrekte contactgegevens om dat verzoek op te volgen. Meer informatie over de product-specifieke werkwijze staat in de privacyverklaring van MyAVGC.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de verwerking is dat:

  • overeenkomst of voorbereidende stappen: voor offertes, bestellingen, trainingen en andere diensten die u aanvraagt;
  • wettelijke verplichting: onder meer voor onze financiële administratie en wanneer gegevens aan een bevoegde instantie moeten worden verstrekt;
  • gerechtvaardigd belang: voor zakelijke relatiebeheer, verbetering en beveiliging van onze dienstverlening, fraudepreventie, de behandeling van vragen en meldingen en de zorgvuldige uitvoering van advies- en FG-werkzaamheden. Wij wegen daarbij onze belangen af tegen uw privacybelang;
  • toestemming: onder meer voor nieuwsbrieven en niet-noodzakelijke cookies. U kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere rechtmatige verwerkingen.

5. Waar komen de gegevens vandaan?

Meestal ontvangen wij gegevens van uzelf. Wij kunnen gegevens ook ontvangen van uw werkgever of opdrachtgever, een klant die ons als adviseur of externe FG inschakelt, een deelnemer aan een onderzoek of melding, een opleidingscoördinator, een samenwerkingspartner of een openbaar zakelijk register. Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks bij u verkrijgen, informeren wij u daarover volgens artikel 14 AVG, tenzij u de informatie al heeft of een uitzondering uit artikel 14 lid 5 AVG van toepassing is, bijvoorbeeld omdat informeren onmogelijk blijkt, onevenredig veel inspanning vergt of een wettelijke geheimhoudingsplicht geldt.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de beschreven doelen, de uitvoering van een overeenkomst, onze onafhankelijke FG-taak of een wettelijke verplichting. Wij gebruiken onder meer de volgende soorten leveranciers:

  • Pluvo voor de online leeromgeving, leeractiviteiten, voortgang, resultaten en certificaten;
  • MailBlue voor nieuwsbrieven en marketingautomatisering en MailerLite voor de nog actieve koppelingen met specifieke formulieren en WooCommerce, waaronder het synchroniseren van inschrijvingen en het automatiseren van e-mails rond aankopen;
  • Microsoft 365/Outlook voor kantoorautomatisering en e-mail en Zivver voor beveiligde communicatie;
  • onze website-, database-, back-up- en beveiligingsleveranciers;
  • WooCommerce, Plug&Pay en betaalproviders voor bestellingen, checkout en betalingen;
  • Google voor diensten zoals Analytics, Tag Manager en reCAPTCHA, voor zover deze worden gebruikt en waar nodig pas na toestemming;
  • Anthropic voor AI-analyses via MyAVGC;
  • leveranciers voor webinars, videobellen en evenementen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Sommige ontvangers, zoals een betaalprovider, kunnen voor hun eigen wettelijke taken zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij controleren periodiek of deze lijst en de bijbehorende afspraken nog actueel zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij gebruiken zulke diensten alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat. Dat kan een adequaatheidsbesluit zijn, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de betreffende Amerikaanse organisatie aantoonbaar en actueel is gecertificeerd, of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, zo nodig aangevuld met extra beveiligingsmaatregelen. U kunt contact met ons opnemen voor informatie over de waarborgen die voor een specifieke doorgifte gelden.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wij gebruiken de volgende termijnen of criteria:

  • een losse vraag via de website: maximaal vier weken nadat de vraag is beantwoord, tenzij daaruit een opdracht, klacht of dossier ontstaat;
  • klant- en zakelijke contactgegevens: tijdens de relatie en in beginsel tot één jaar daarna;
  • facturen en bijbehorende administratie: zeven jaar;
  • advies- en FG-dossiers: tot één jaar na afsluiting van het dossier. Wanneer een dossier onderdeel wordt van een klacht, geschil, toezichtprocedure of andere juridische procedure, of nodig blijft voor de onderbouwing van eerder advies of de continuïteit van onafhankelijk toezicht, bewaren wij het tot uiterlijk één jaar na afronding daarvan. Voor financiële stukken geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar;
  • trainingsaccounts en leergegevens: gedurende de overeengekomen toegang tot de leeromgeving. Na het einde van de toegang verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens binnen twaalf maanden, behalve gegevens die nodig blijven voor financiële administratie, certificaatverificatie, PE-verantwoording of een geschil;
  • nieuwsbriefgegevens: tot u zich afmeldt. Daarna bewaren wij alleen een minimale blokkadelijst om te voorkomen dat u opnieuw onbedoeld wordt aangeschreven;
  • cookie- en analysegegevens: volgens de termijnen in de cookiemelding en de instellingen van de gebruikte dienst;
  • MyAVGC-gegevens: volgens de termijnen in de product-specifieke privacyverklaring.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

AVG Compleet neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor personen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Een AI-uitkomst is informatief, kan onjuist of onvolledig zijn en vervangt geen beoordeling van de concrete situatie door een deskundige.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij gebruiken wij onder meer toegangsbeveiliging, versleutelde verbindingen, beveiligde communicatie, back-ups, logging, updates en afspraken over vertrouwelijkheid. De maatregelen worden aangepast aan het risico en periodiek beoordeeld.

11. Uw privacyrechten

U kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of uw toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@avg-compleet.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als wij redelijkerwijs moeten controleren wie het verzoek doet, gebruiken wij daarvoor de minst ingrijpende geschikte methode. Wij vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs.

Wanneer uw gegevens in een advies- of FG-dossier staan, beoordelen wij bij een verzoek ook de rechten en vertrouwelijkheid van andere betrokkenen en de onafhankelijke taakuitoefening van de FG.

12. Vragen, klachten en wijzigingen

Heeft u een vraag of vermoedt u dat gegevens niet goed zijn beveiligd? Neem dan contact op via info@avg-compleet.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening, leveranciers of regelgeving wijzigen. Op deze pagina staat steeds de actuele versie.

Versie 2.0 – 30 augustus 2026