Het belang van PIA’s in zorgorganisaties.

Het belang van PIA’s in zorgorganisaties

Zorgorganisaties verwerken vaak gegevens van patiënten/cliënten en werknemers zonder voorafgaand een PIA uit te voeren. Dit kan te wijten zijn aan tijdgebrek, gebrek aan kennis over het uitvoeren van een PIA of het ontbreken van bewustzijn van de noodzaak. Wanneer een PIA wordt uitgevoerd, worden vaak ingewikkelde modellen gebruikt die de gebruiker niet echt helpen bij het maken van keuzes. 

In dit blog leggen we uit waarom Privacy Impact Assessments (PIA’s) essentieel zijn voor zorgorganisaties en hoe een eenvoudiger en effectiever model kan bijdragen aan betere gegevensbescherming en naleving van de AVG.

Een PIA (Privacy Impact Assessment) is een systematisch onderzoek dat helpt om voorafgaand aan bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens, de impact op de privacy van betrokkenen in kaart te brengen. Het is een cruciaal instrument dat zorgorganisaties helpt om te begrijpen wat ze doen met persoonsgegevens, wie toegang heeft tot deze gegevens en welke risico’s de verwerking met zich meebrengt.

In eenvoudige bewoordingen kan een PIA worden omschreven als een onderzoek naar: “Wat gaan we doen in een bepaald project of verwerking van persoonsgegevens, is het toegestaan volgens de AVG, en hoe gaan we de risico’s op een passende manier beheersen?” Het doel van een PIA is om zorgorganisaties te helpen bij het identificeren en minimaliseren van privacyrisico’s, zodat zij kunnen voldoen aan de vereisten van de AVG en de belangen van betrokkenen kunnen beschermen.

Een effectief PIA-model voor zorgorganisaties

Bij AVG Compleet hebben we een eenvoudig en effectief PIA-model ontwikkeld, gebaseerd op de richtlijnen van de European Data Protection Board (EDPB). Dit model helpt zorgorganisaties om in een paar stappen vast te stellen: wat ze gaan doen, of het is toegestaan volgens de AVG en hoe ze risico’s onder controle kunnen houden.

Het proces voor het uitwerken van een PIA in zorgorganisaties

1. Bepaal wat er gaat gebeuren en de context – hierbij wordt de projectleider gevraagd om input te leveren. Dit omvat een duidelijke beschrijving van het project, de doelstellingen, de betrokken partijen en de soorten gegevens die zullen worden verwerkt.
2. Toets of de verwerking mag volgens de AVG – de privacy officer beoordeelt grondslag, doelbinding, rechten van betrokkenen, transparantie, enz. Deze stap zorgt ervoor dat de verwerking van gegevens in overeenstemming is met de AVG en dat er passende waarborgen zijn voor de privacy van de betrokkenen.
3. Identificeer en beheers risico’s – zowel de privacy officer (voor risico’s voor de betrokkene) als de security officer (voor risico’s m.b.t. systemen en informatiebeveiliging) zijn betrokken. De risico’s worden geïdentificeerd op basis van de aard, omvang, context en doeleinden van de gegevensverwerking. Vervolgens worden passende beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd om deze risico’s te minimaliseren.
4. Vraag feedback van de FG en betrokkenen (OR, cliëntenraad, medezeggenschapsraad, enz.). De rol van de FG is om onafhankelijk toezicht te houden op de gegevensbescherming en om advies en aanbevelingen te geven over de uitvoering van het PIA-proces. De betrokkenheid van de Ondernemingsraad (OR) of Cliëntenraad (CR) is essentieel om te zorgen voor transparantie en inspraak van degenen die mogelijk door de gegevensverwerking worden beïnvloed. Deze betrokkenheid zorgt voor een breder perspectief en bevordert het vertrouwen in de privacybeschermingsmaatregelen.
5. Stel een conclusie op, inclusief een beslissing over voorafgaand onderzoek door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en/of een bestuurlijke beslissing om restrisico’s te accepteren. Als er na de PIA nog steeds aanzienlijke restrisico’s voor de betrokkenen zijn, kan een voorafgaand onderzoek door de AP noodzakelijk zijn. Dit is een procedure waarbij de AP het beoogde project of de verwerking beoordeelt en advies geeft over mogelijke aanvullende maatregelen om de privacy te waarborgen. De bestuurder kan ook beslissen om de restrisico’s te accepteren, op voorwaarde dat dit een weloverwogen beslissing is en er voldoende waarborgen zijn voor de privacy van de betrokkenen.

Risicobeoordeling en de BIV-factoren

Bij het beoordelen van risico’s is het belangrijk om rekening te houden met de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid (BIV) van gegevens, zoals beschreven in artikel 32 van de AVG. Een gedegen risicobeoordeling, zoals uitgevoerd tijdens een PIA, houdt rekening met deze drie factoren en helpt zorgorganisaties om passende maatregelen te implementeren om de gegevensbescherming te waarborgen.

Een treffend voorbeeld is de situatie waarbij een zorgorganisatie de overgang maakt naar een nieuw HR-systeem zonder het uitvoeren van een PIA. Een externe partij is verantwoordelijk voor de conversie van het oude naar het nieuwe systeem. Na de conversie ontstaan er verschillende problemen die de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens schenden:

• Integriteit: Bij de eerste salarisbetaling blijkt dat er een verschil is tussen het gebruik van een decimale punt in het oude systeem en een komma in het nieuwe systeem. Hierdoor zijn alle salarissen met een factor 100 verhoogd. Gelukkig wordt dit opgemerkt voordat de salarissen daadwerkelijk worden uitbetaald.
• Beschikbaarheid: Vervolgens ontdekt men dat belangrijke documenten uit de personeelsdossiers niet zijn meegenomen in de conversie. Omdat de overeenkomst met de oude partij is beëindigd, zijn deze documenten voorgoed gewist.
• Vertrouwelijkheid: Ten slotte blijkt dat de externe partij die de conversie uitvoerde lokale kopieën van de gegevens heeft bewaard, die niet zijn gewist na afloop van het project. Een hacker dringt binnen bij deze partij en verkoopt de gegevens op het darkweb, waardoor de vertrouwelijkheid van de gegevens wordt geschonden.

Met een goede PIA in zorgorganisaties had deze situatie voorkomen kunnen worden. Een PIA zou de volgende risico’s en bijbehorende maatregelen hebben geïdentificeerd:

• Risico: Fouten in de conversie van salarisgegevens (kans: gemiddeld, impact: hoog)

Maatregel: Controleer de conversie nauwkeurig voordat het nieuwe systeem in gebruik wordt genomen en voer tests uit om fouten op te sporen.

• Risico: Verlies van belangrijke documenten uit personeelsdossiers (kans: hoog, impact: hoog)

Maatregel: Zorg voor een back-up van alle gegevens voordat de conversie plaatsvindt en verifieer dat alle documenten succesvol zijn overgezet.

• Risico: Ongeoorloofde toegang tot gegevens bij de externe partij (kans: gemiddeld, impact: zeer hoog)

Maatregel: Evalueer de beveiligingspraktijken van de externe partij en stel duidelijke afspraken op over het wissen van gegevens na afloop van het project. Voer regel matige audits uit om de naleving van deze afspraken te controleren.

Een PIA borgt vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid

Door het uitvoeren van een PIA en het betrekken van de juiste stakeholders, zoals de Functionaris Gegevensbescherming (FG), privacy officer en security officer, kan een zorgorganisatie ervoor zorgen dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens worden beschermd. Het PIA-proces helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en het implementeren van passende maatregelen om deze risico’s te beheersen.

Door de Ondernemingsraad (OR) en Cliëntenraad (CR) te betrekken, bevorder je niet alleen de transparantie en inspraak, wat bijdraagt aan het vertrouwen in de genomen privacybeschermingsmaatregelen, maar wordt er ook nog meegekeken naar de risico’s ten aanzien van de voorgenomen verwerking.

In het geval van het bovengenoemde voorbeeld, had een PIA de zorgorganisatie in staat gesteld om de risico’s op het gebied van BIV-factoren tijdig te identificeren en passende maatregelen te nemen om deze risico’s te beheersen. Het resultaat zou een soepelere overgang naar het nieuwe HR-systeem zijn geweest, met behoud van de privacy en gegevensbescherming van de betrokkenen.

Het uitvoeren van een PIA in zorgorganisaties is een essentiële stap in het waarborgen van de privacy en gegevensbescherming binnen zorgorganisaties. Door de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens in acht te nemen en passende maatregelen te implementeren, kunnen zorgorganisaties de naleving van de AVG garanderen en tegelijkertijd risico’s efficiënt beheersen.

De rol van de FG en de OR/CR

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) speelt een cruciale rol in het PIA-proces door onafhankelijk toezicht te houden op de naleving van de AVG en het geven van advies en aanbevelingen. De FG werkt nauw samen met de privacy officer en de security officer om te zorgen voor een effectieve implementatie van privacybeschermingsmaatregelen.

De Ondernemingsraad (OR) en Cliëntenraad (CR) zijn belangrijke belanghebbenden in het PIA-proces. Hun betrokkenheid zorgt voor transparantie en inspraak van degenen die mogelijk door de gegevensverwerking worden beïnvloed. Bovendien bevordert hun betrokkenheid het vertrouwen in de genomen privacybeschermingsmaatregelen en zorgt het voor een breder perspectief bij het beoordelen van risico’s en het implementeren van maatregelen.

Regels omtrent het vragen van een voorafgaand onderzoek bij de AP

Een voorafgaand onderzoek door de Autoriteit Persoons gegevens (AP) kan noodzakelijk zijn als er na het uitvoeren van een PIA nog steeds aanzienlijke restrisico’s voor de betrokkenen zijn. In overeenstemming met artikel 36 van de AVG, moet een voorafgaand onderzoek worden aangevraagd wanneer een verwerking, met name door het gebruik van nieuwe technologieën, waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

In het geval van een voorafgaand onderzoek zal de AP de beoogde verwerking beoordelen en advies geven over mogelijke aanvullende maatregelen om de privacy te waarborgen. Het is belangrijk op te merken dat een voorafgaand onderzoek niet altijd betekent dat de verwerking moet worden stopgezet. Het kan leiden tot aanbevelingen voor aanvullende waarborgen of wijzigingen in het project om de risico’s te verminderen.

Het vragen van een voorafgaand onderzoek bij de AP dient tijdig te gebeuren, idealiter vóór de start van de verwerking. Zorgorganisaties moeten nauw samenwerken met de FG en de AP om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke informatie wordt verstrekt en dat het advies van de AP zorgvuldig in overweging wordt genomen bij het nemen van beslissingen over de verwerking van gegevens.

Conclusie als het gaat om PIA’s in zorgorganisaties

Het uitvoeren van een PIA is een cruciale stap in het waarborgen van de privacy en gegevensbescherming binnen zorgorganisaties. AVG Compleet heeft uitgebreide ervaring met het begeleiden van zorgorganisaties bij het uitvoeren van PIA’s en het waarborgen van de naleving van de AVG. Met een eenvoudig en effectief PIA-model, gebaseerd op de richtlijnen van de EDPB, heeft AVG Compleet succesvol diverse grote en kleine zorginstellingen geholpen. Dit betrouwbare en praktische model wordt zelfs overgenomen door organisaties die geen klant bij ons zijn, vanwege de effectiviteit ervan.

Het betrekken van de juiste personen bij elke stap van het PIA-proces zorgt voor een beter begrip van de context en versterkt de samenwerking tussen de verschillende belanghebbenden, zoals de FG, OR en CR. Door gebruik te maken van de expertise en ervaring van AVG Compleet, kunt u als zorgbestuurder erop vertrouwen dat uw organisatie voldoet aan de wettelijke vereisten en dat de privacy en gegevensbescherming van de betrokkenen op een effectieve manier worden gewaarborgd.

Als zorgbestuurder is het uw verantwoordelijkheid om de privacy en gegevensbescherming van uw cliënten en medewerkers serieus te nemen. AVG Compleet biedt de beste oplossing voor het uitvoeren van PIA’s en het managen van privacyrisico’s binnen uw organisatie. Met hun uitgebreide ervaring in de zorgsector en hun praktische aanpak, zal AVG Compleet u begeleiden bij het implementeren van effectieve privacybeschermingsmaatregelen en het creëren van een veilige cultuur van gegevensbescherming binnen uw organisatie. Kies voor AVG Compleet om zeker te zijn van een betrouwbare partner op het gebied van privacy en gegevensbescherming in de zorg.

Lees ook: