Samenwerken in het sociaal domein, hoe zit dat met de rechtmatige grondslagen?

Samenwerken in het sociaal domein, hoe zit dat met de rechtmatige grondslagen?

Bijna wekelijks krijg ik vragen over het gebruik van persoonsgegevens in de samenwerking tussen zorgverleners, hulpverleners en gemeenten. Hoe doe je dat als elke beroepsgroep zijn eigen regels heeft en intussen de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene gewaarborgd moet blijven?

Samenwerking vanuit het principe “één gezin, één plan, één regisseur” in teams met hulpverleners, reclassering, politie, gemeente, GGD, justitie, huisartsen en woningcorporaties betekent niet dat elke partij alle persoonsgegevens zomaar mag gebruiken. En, is er altijd toestemming van de betrokkene nodig? Nee zeker niet.

Hoe dan wel?

Om duidelijk te krijgen of de persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt, moeten we eerst de rol van elke partij en de betrokkene bepalen. De AVG beschrijft die rollen en welke mogelijkheden elke partij heeft om persoonsgegevens rechtmatig te gebruiken.

1. Gemeenten

De gemeente is bijna altijd de partij waaraan in de wet taken en bevoegdheden zijn toegewezen. Bij de uitoefening daarvan bepaalt de gemeente zelf het doel en de middelen. En dat maakt de gemeente ook verantwoordelijk, “verwerkingsverantwoordelijk”.

Verantwoordelijk betekent ook dat de gemeente de zorg heeft voor het waarborgen van de rechten van de betrokkenen en de beveiliging van de persoonsgegevens waarover zij beschikt. Zoals het recht op inzage, op rectificatie en de zorg voor tijdige beveiligingsupdates.

2. Zorg-/hulpverleners

Een zorg-/hulpverlener heeft op grond van de eigen professie een relatie met de betrokkene en bepaalt bij de verlening van de zorg of hulp zelf het doel en de middelen. Daarom is ook deze instantie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk.

3. Betrokkene

Een betrokkene is de natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens verwerkt worden. In dit geval de inwoner, cliënt of patiënt. Hij/zij heeft op basis van de AVG-rechten ter bescherming van zijn/haar persoonsgegevens.

In bijvoorbeeld een wijkteam werken dus diverse zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke partijen samen in het belang van de betrokkene.

Download gratis onze checklist AVG opzetten

Rechtmatigheid

Voor elke verwerking van persoonsgegevens is een rechtmatige grondslag vereist. Voor “gewone” persoonsgegevens zoals NAW-gegevens zijn die te vinden in AVG artikel 6. Voor bijzondere persoonsgegevens zoals die over gezondheid staan ze in AVG artikel 9.

Artikel 6 geldt voor alle persoonsgegevens, artikel 9 is daarop een specificatie en een beperking.

Maar let op: binnen het sociaal domein kunnen, vanwege de context, ook de gewone persoonsgegevens zoals adresgegevens gevoelig zijn. En dan moeten ze behandeld worden als bijzondere persoonsgegevens.

1. Welke rechtmatige grondslagen gelden er voor de gemeente?

 Een wettelijke verplichting.

Als rechtstreeks uit een wet volgt dat de gemeente bepaalde persoonsgegevens voor bepaalde doelen moet verwerken.

 Algemeen belang of openbaar gezag.

Op basis van een bevoegdheid die wettelijk aan de gemeente is toegekend. De praktische uitvoering van die bevoegdheid is dan in een andere wet geregeld.

Een voorbeeld: de Wet basisregistratie personen verplicht de gemeente bepaalde persoonsgegevens te verzamelen in een basisregister, om besluiten te kunnen nemen. De Participatiewet bepaalt welke van die persoonsgegevens de gemeente voor het toekennen van een bijstandsuitkering mag gebruiken.

Daarnaast is de gemeente gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Die beginselen bevatten ook de regel dat een bevoegdheid niet wordt gebruikt voor een ander doel dan waarvoor die bevoegdheid bedoeld is (“detournement de pouvoir”).

Deze grondslagen bieden de gemeente in principe geen ruimte om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Hulpverlening is namelijk geen wettelijke verplichting voor gemeenten en ook geen taak van algemeen belang of in het kader van openbaar gezag. Het is m.a.w. geen publiekrechtelijke taak. 

Uitzondering: op basis van de Uitvoeringswet AVG art.30 mag een gemeente soms toch gegevens over gezondheid verwerken. Maar alleen in heel specifieke gevallen en altijd in combinatie met een andere wet. Zoals in de aanvraag van een uitkering op basis van de Participatiewet, die afhankelijk is van de gezondheidstoestand van de betrokkene.

2. Welke rechtmatige grondslagen gelden er voor zorg-/hulpverleners?

 Een wettelijke verplichting. Soms is een taak wettelijk voorgeschreven, zoals in de Jeugdwet voor jeugdhulpverleners.

 Een overeenkomst. Is er een overeenkomst voor zorg- of hulpverlening dan is dat ook een rechtmatige grondslag. Voor een zorgverlener geldt dat als een cliënt een zorgverlener benadert voor het leveren van zorg is er sowieso sprake van een (behandelings-) overeenkomst.

 Een vitaal belang. Gaat het om een zaak van leven of dood en is de betrokkene niet in staat om toestemming te geven dan is vitaal belang een rechtmatige grondslag.

 Gerechtvaardigd belang. Deze grondslag is voor hulpverleners met een zorgplicht meestal van toepassing. Een zorg-/hulpverlener kan geen zorg of hulp verlenen zonder persoonsgegevens te verwerken. De gegevensverwerking is dan noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de hulpverlener als verwerkingsverantwoordelijke. Bijvoorbeeld alleen al vanwege de dossierplicht die de hulpverlener heeft voor de continuïteit, kwaliteit en verantwoording van de hulpverlening.

 Maar let op: per geval moet je kunnen aantonen èn documenteren dat

• je als hulpverlener een gerechtvaardigd belang hebt
• de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van dat gerechtvaardigd belang, en
• de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen dan jouw gerechtvaardigd belang.

 Naast deze grondslagen die in de AVG artikel 6 en 9 worden genoemd is voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens de Uitvoeringswet AVG (UAVG) artikel 30 belangrijk. Daarin is precies aangegeven welke hulpverleningsorganisaties bijzondere persoonsgegevens mogen verwerken, voor welk doel en onder welke voorwaarden.

Daar staat ook in dat bijzondere persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden door personen met een geheimhoudingsplicht. En dat die gegevens alleen mogen worden doorgegeven aan andere personen met een geheimhoudingsplicht.

Het komt erop neer dat een hulpverlener, in aanvulling op de gegevens over gezondheid, alle andere bijzondere persoonsgegevens mag gebruiken als dat nodig is om een volledig beeld van de hulpvraag te krijgen. Zoals bij preventie en vroegsignalering.

Onze training Basis kennis AVG geeft teamleden direct de inzichten om het professioneel aan te pakken.

Toestemming

Ook toestemming is een rechtmatige grondslag en hoort eigenlijk bij de rechtmatige grondslagen hierboven. Voor zowel de gemeente als voor de zorg-/hulpverleners.

Toch zet ik toestemming hier apart. Het is namelijk ook de moeilijkste grondslag. De toestemming kan op elk moment weer worden ingetrokken door de betrokkene. En dan moet de verwerking direct gestopt worden. Toestemming moet ook in alle vrijheid gegeven zijn, aantoonbaar via een lijst van eisen waaraan voldaan moet zijn:

• een ondertekend toestemmingsformulier met datum
• de identiteit van de betrokkene is vastgesteld
• de betrokkene weet dat de toestemming op elk moment kan worden ingetrokken en kent de gevolgen daarvan
• de betrokkene is volledig geïnformeerd over wat er met zijn/haar gegevens gebeurt
• er is geen sprake van een ongelijke machtsverhouding zoals bijvoorbeeld een arbeidsverhouding of een relatie gemeente/inwoner
• de gegevens worden voor een legitiem doel gebruikt dat voldoende concreet is omschreven en afgebakend.

Pas dan is er sprake van, de in het sociaal domein vereiste, uitdrukkelijke toestemming. Niet eenvoudig en een wankele basis. Daarom moet toestemming pas in laatste instantie als rechtsgrond worden overwogen.

Toestemming is overigens niet vereist voor het aanleggen van een dossier. Zie hierboven onder het kopje van gerechtvaardigd belang.

Conclusie

Uit de rol van de samenwerkende partijen volgen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de hulpverlener, de gemeente en de betrokkene.

Zo is de rol van de ambtenaar het uitvoeren van de wet. In die wet staat het doel van de verwerking van persoonsgegevens en vaak ook welke persoonsgegevens daarvoor gebruikt mogen worden.

De rol van de zorg-/hulpverlener is een goede hulpverlenersrelatie met de cliënt te hebben. Er wordt zoveel mogelijk in overleg met de cliënt gewerkt. Persoonsgegevens worden op basis van de AVG en de UAVG verwerkt. Daarnaast geldt de eigen beroepscode.

Dat maakt dat de zorg-/hulpverlener een ruimere bevoegdheid heeft om persoonsgegevens te gebruiken dan de ambtenaar. Dat is noodzakelijk voor een goede zorg- of hulpverlening.

Daarom ook passen zorg- en hulpverleningstaken, inclusief preventie en vroegsignalering, bij de zorg-/hulpverlener en niet bij de ambtenaar. Daar horen ze niet thuis. Bereikt de ambtenaar de grenzen van zijn/haar bevoegdheid dan moet de zaak worden overgedragen aan een zorg- of hulpverlener.

Lees ook: