AVG bewustwording is een must op de werkvloer

‘Alles draait om de houding van je medewerkers’

Bewustwording over de AVG onder medewerkers is misschien wel de belangrijkste troef voor de bescherming van persoonsgegevens. Medewerkers moeten ervan doordrongen zijn dat zij altijd en overal zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens. Alleen kennis bijspijkeren is niet genoeg. Het is een continu proces, om de aandacht niet te laten verslappen.

AVG bewustwording begint bij de medewerkers

,,Organisaties en bedrijven moeten natuurlijk in de eerste plaats de regels opvolgen van de AVG’’, zegt jurist Rino de Vos, die als Functionaris Gegevensbescherming talloze zorgorganisaties en gemeentelijke overheden bijstaat. ,,Ze moeten het technisch en juridisch goed voor elkaar hebben en ze moeten een verwerkingsregister bijhouden. Maar de vertaling naar de werkvloer is essentieel. Als werknemers niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, kan dat grote gevolgen hebben. Je ziet het aan datalekken of gegevens die per ongeluk openbaar worden gemaakt. Dat komt meestal door slordigheden van medewerkers.’’

Het management gaat voor in AVG bewustwording creëren

Het creëren van bewustwording over de AVG begint bij het management zelf, zegt De Vos. ,,De leiding van een organisatie moet erachter staan en het uitventen. Daarna is het geven van trainingen de meest geëigende manier. Maar je merkt wel dat er in sommige organisaties een trainingsmoeheid bestaat, vooral als ze veel andere projecten onder handen hebben. Het effect van een training is ook kortdurend: mensen zijn er eerst vol van, maar daarna ebt de kennis snel weg.’’

Veel erover praten draagt eraan bij 

De Vos zelf ziet vooral bewustwording ontstaan door er veel over te praten. ,,Ik zorg dat ik er veel ben, luister goed en stel af en toe een kritische vraag. Zo kun je een oplossing bieden die in de praktijk goed werkt. Het is arbeidsintensief, maar het werkt beter.’’ Een nog grotere uitdaging is de aandacht voor de AVG vast te houden onder medewerkers. ,,Dat kun je leuk en luchtig houden. Zo ken ik een organisatie waar werknemers elke week een vraag over de AVG in hun mailbox krijgen. Als ze die vraag goed beantwoorden, krijgen ze een beloning en gaan ze naar het volgende level. Als een soort game. Het management krijgt er een verslag van en weet welke medewerkers vragen nooit beantwoorden. Die kunnen daarop worden aangesproken.’’

Laat je niet afleiden

Daarnaast kan er per afdeling een ‘privacy champion’ worden aangesteld. ,,Een contactpersoon die de medewerkers op die afdeling stimuleert om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan’’, aldus De Vos. ,,Wat ook goed werkt, is om de verantwoordelijkheid laag in de organisatie te leggen. Mensen pakken het dan heel serieus op.’’ De rol van de overheid bij het creëren van bewustwording is beperkt, vindt De Vos. ,,Je moet oppassen met de kwaliteit van de informatie uit een andere bron dan de AVG zelf. Er wordt vaak van alles bij verzonnen of verkeerd geïnterpreteerd. De bron waar je je aan moet houden, zijn de regels die zijn vastgelegd in de AVG.’’

Waar gaat het mis

Toch ziet De Vos het in de praktijk weleens misgaan en lukt het niet om de AVG op de werkvloer onder de aandacht te brengen. ,,Soms zijn organisaties teveel met andere dingen bezig. Ik ken een voorbeeld uit de zorgsector, waarbij vier zelfstandige bedrijven moesten samengaan en compleet langs elkaar heen werkten. Alle aandacht was gericht op het logistieke proces, waardoor de privacy ondergesneeuwd raakte. Als er wat betreft privacy iets misgaat, is dat vaak een symptoom van een ander probleem.’’

Grote verschillen

In het algemeen ziet De Vos dat bedrijven en organisaties voldoende aandacht besteden aan de bewustwording over de AVG onder medewerkers. ,,Er zijn wel grote verschillen. Gemeentes, overheidsorganisaties en zorginstellingen zijn zich goed bewust van het belang van privacy en hebben het meestal goed voor elkaar. Die liggen ook onder een vergrootglas als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. In de private sector speelt het vaak minder. Ik kan me goed voorstellen dat een willekeurig transportbedrijf met enkele vrachtwagenchauffeurs denkt: wat moeten we hiermee? Terwijl je je juist kunt onderscheiden door goed te zorgen voor de persoonsgegevens van je klanten en je personeel.’’

Op de hoogte blijven van trends in privacy en informatiebeveiliging?

'Schrijf je in op de nieuwsbrief'

Lees ook: